Politique de confidentialité

1. Introduction

Naviguer sur le site PROZIS® e l’ enregistrement en tant que client dans la boutique en ligne à partir du 03.10.2023 présuppose la compréhension et l'acceptation de la présente politique de confidentialité et de protection des données.
PROZIS, qui comprend toutes les entreprises de PROZIS GROUP, maintient un souci constant de défense de la confidentialité des données personnelles, en privilégiant les actions préventives en matière de sécurité du site web, des autres applications et plateformes dont elle est propriétaire, ainsi que la protection des données de ses clients et visiteurs.
Pour renforcer les garanties de confidentialité des données personnelles, les mesures de protection des données sont fréquemment mises à jour, tant en ce qui concerne la vérification de la légitimité de l'utilisation des données personnelles à traiter qu'en ce qui concerne la garantie du respect des droits des personnes concernées. et en spécialisant les canaux de contact du Service Clients, a PROZIS vise à promouvoir une communication plus claire et plus objective des finalités qui sous-tendent le traitement des données à caractère personnel et la transparence des opérations de traitement desdites données.
Par conséquent, les informations contenues dans ce texte ont pour but d'indiquer clairement et sans équivoque le contenu de la politique de confidentialité et de protection des données à caractère personnel traitées conformément aux dispositions applicables en matière de confidentialité et de protection des données à caractère personnel, en tenant compte des limites découlant de la relation commerciale à établir entre la personne concernée et PROZIS.

2. Traitement des données à caractère personnel

Les données personnelles des clients PROZIS sont traitées conformément à des procédures strictes qui sont fréquemment réévaluées afin de garantir le plein respect des principes qui découlent à la fois des dispositions légales applicables et des bonnes pratiques émises au niveau supranational en ce qui concerne la sécurité et la confidentialité des données personnelles.

De manière générale, les données à caractère personnel sont collectées dans trois situations découlant directement de l'activité de PROZIS:

2.1. Enregistrement du client: la création du compte PROZIS et la détermination des finalités du traitement des données à caractère personnel
Pour créer un compte client, un espace personnel est mis à disposition dans lequel le client doit saisir les données nécessaires à son identification. Les champs obligatoires des formulaires destinés à l'enregistrement du client sont signalés par un astérisque (*).
En confirmant son intention de créer un compte, le client déclare que toutes les données sont vraies et à jour, et l'accepte donc à tout moment, PROZIS peut suspendre le compte, y compris toute transaction en cours, s'il existe un soupçon fondé que les données fournies ne sont pas conformes et que le client, invité à le faire, ne les rectifie pas.
Au plus tard lors de la première commande, le client doit fournir les données personnelles jugées nécessaires au bon déroulement du traitement et de la livraison de la commande.
PROZIS s'engage à protéger les données des clients qui ne seront jamais mises à la disposition de tiers sans la connaissance ou le consentement de la personne concernée, comme l'exige la loi.
PROZIS a conclu des accords de confidentialité et de protection des données avec les sociétés du groupe de sociétés auquel elle appartient, dans la mesure où elles fournissent des services d'assistance pour la gestion du processus de vente et la distribution des produits de la boutique en ligne, ainsi qu'avec toutes les autres entités qui fournissent des services d'assistance pour l'opérationnalisation des fonctionnalités et des applications que les clients souhaitent utiliser. Toutes les entités, qu'elles aient une relation de sous-traitance directe avec le responsable du traitement, ou indirecte en raison de la relation de sous-traitance avec le sous-traitant et autorisée par ce dernier, seront également tenues de se conformer au RGPD, aux termes des dispositions applicables au traitement des données à caractère personnel pour le compte de tiers. En outre, lors de l'achat sur le site, il sera également demandé au client de fournir son adresse de livraison et ses données de paiement afin de favoriser une efficacité maximale et de garantir le respect des délais de livraison. Ces données seront transmises aux sociétés susmentionnées du Groupe Prozis ainsi qu'au transporteur, qui garantira l'opération de livraison. Ces données seront transmises aux sociétés du groupe susmentionné, ainsi qu'au transitaire qui garantira la livraison de la commande, qui sont tous tenus de traiter ces données dans le strict respect des principes applicables à la protection des données à caractère personnel.
Lors du traitement de la commande du client, il est également possible que certaines données personnelles - telles que l'adresse et le code postal - soient communiquées à des tiers dans le seul but de prévenir et de détecter les fraudes et toujours à la suite d'une demande en ce sens de la part des autorités compétentes. Par mesure de sécurité, la demande elle-même fait l'objet d'une procédure de confirmation de son authenticité.
Aux fins de la mise en œuvre d'autres fonctionnalités mises à disposition par PROZIS, à la demande du client, des données personnelles supplémentaires peuvent être demandées et traitées selon les modalités spécifiquement prévues dans les conditions d'utilisation de celles-ci, sans préjudice du droit du client d'être informé des modalités spécifiques de ce traitement en réponse à cette demande.
Les données fournies seront conservées pendant la période strictement nécessaire, qui correspond généralement à la durée d'existence du compte du client. Pour cette raison, lorsque le client déclenche la désactivation de son compte, les données personnelles seront définitivement supprimées, à l'exception des données nécessaires au respect des obligations légales, notamment mais sans limitation, à des fins de facturation et de comptabilité. Ces données seront stockées dans une base de données propre, pseudonymisée et créée à cette fin, et uniquement pendant la période absolument nécessaire à ces fins. Les données relatives aux transactions effectuées pendant cette période en utilisant la méthode de paiement par carte de crédit seront également conservées dans cette même base de données pendant une période de douze mois. Ce registre est conservé dans le but d'effectuer les remboursements éventuellement dus au client au cours de ces périodes, qui courent à partir de la date d'émission des factures respectives. Toutefois, ceci ne s'applique pas aux situations où les données sont conservées pour des raisons de suspicion de fraude, comme décrit ci-dessus.
Par conséquent, une fois le compte désactivé, si le client souhaite passer une nouvelle commande sur le site, il doit s'inscrire à nouveau, sous réserve des conditions en vigueur à cette même date, qui seront disponibles en version téléchargeable.

Attention : Si, après l'expiration des douze mois susmentionnés, un remboursement doit avoir lieu et que le compte a déjà été désactivé, le client doit contacter le Service Clients, en fournissant les nouvelles coordonnées bancaires en présentant un relevé bancaire original et officiel. Seuls les relevés bancaires sur lesquels le client est identifié comme le titulaire unique ou principal du nouveau compte bancaire seront acceptés.

La finalisation de l'enregistrement du client déclenchera une confirmation d'enregistrement pour l'adresse email que le client a associée au compte client, qui inclura un lien hypertexte vers ce texte.

Toute fonctionnalité ou plateforme que PROZIS pourrait posséder et que le client a l'intention d'utiliser sera conditionnée à l'acceptation des conditions d'utilisation respectives ainsi qu'à, le cas échéant, la politique de confidentialité et de protection des données respective. Toutes les questions non couvertes par les textes susmentionnés seront régies, avec les adaptations nécessaires, par les conditions énoncées dans le présent document.

En ce qui concerne l'exactitude des données du client et du registre respectif, chaque fois que le client souhaite vérifier les données fournies à PROZIS, il peut le faire dans l'onglet Données du compte. Les clients doivent conserver leurs codes d'accès au compte en toute sécurité, car toute action ou demande effectuée par le biais du compte relève de leur responsabilité.

Attention : Pour des raisons de sécurité et de protection des données personnelles, nous recommandons aux clients de ne pas enregistrer leur mot de passe dans leur navigateur, car une autre personne ayant accès à leurs appareils peut accéder à leurs informations personnelles.

Dans quel but les données collectées sont-elles utilisées?

Les données des clients sont traitées dans le cadre d'actions telles que le traitement des commandes, la notification au client de toute modification des fonctionnalités du site, les enquêtes et l'évaluation des interactions à des fins statistiques.

D'autres informations concernant l'expérience du client sur le site web peuvent également être collectées dans le seul but d'améliorer le service fourni au client. Toutefois, cela ne se fera qu'après confirmation que le propriétaire respectif a été informé ou, le cas échéant, qu'un consentement exprès a été obtenu, notamment en ce qui concerne les services et fonctionnalités mis à disposition par PROZIS via le site web ou toute application dont il est le propriétaire. Dans le but d'évaluer et de certifier la qualité du service et l'efficacité de la réponse de PROZIS, les informations pertinentes peuvent être partagées avec des entités spécialisées dans ce domaine, à savoir la société Trustpilot A/S, sur la base de l'intérêt légitime de PROZIS. Pour cette raison, le client se verra garantir le droit de s'opposer au traitement des données transmises dans ce contexte (adresse électronique et numéro de commande). À cette fin, une option d'exclusion sera fournie dans la demande d'évaluation de l'expérience d'achat, sans préjudice du droit du client d'en faire la demande directement au service clientèle de PROZIS auprès du délégué à la protection des données concerné (par e-mail, à l'adresse [email protected]).

Les clients peuvent, périodiquement et par email, recevoir des informations sur les produits et services, les campagnes, les promotions et les offres spéciales. Si le client ne souhaite pas être contacté à ces fins, il peut se désabonner de la newsletter en se désinscrivant sur l'onglet « Gérer les Autorisations » de l'espace « Données du compte » ou en cliquant sur le lien disponible à cet effet dans le texte de la newsletter.

2.2. Contact du client avec PROZIS

Lorsque le client, de sa propre initiative, contacte PROZIS pour obtenir des informations concernant les produits, les processus d'achat, l'état de la commande ou pour signaler toute situation liée au site ou à tout service fourni, PROZIS peut avoir besoin de collecter des données personnelles supplémentaires à des fins diverses, qui seront spécifiquement communiquées dans ce cas, mais qui peuvent généralement tomber dans les circonstances de la confirmation de l'identité du client et du but du contact.

Pour s'assurer que le contact est établi par la personne concernée, PROZIS a mis en œuvre des mesures pour renforcer l'identité de l'interlocuteur, en particulier dans les cas où le contact se fait par téléphone. Ainsi, l'opérateur ne poursuivra l'appel qu'après communication claire et objective de l'objet, des conditions de validation de l'identité du client, et après la confirmation expresse, par le client, de l'intention de poursuivre la conversation dans ces conditions.
Dans ce sens, il est possible qu'il soit sollicité au client, par exemple, d'indiquer un ou plusieurs produits achetés lors de commandes précédentes, ce que l'opérateur confirmera après avoir demandé l'autorisation d'accéder à l'historique des achats des 6 (six) derniers mois.
En alternative, et après avoir décrit le mécanisme de validation de l'identité, l'opérateur peut envoyer un code de validation alphanumérique au contact téléphonique ou à l'adresse électronique enregistrée dans le compte du client, qui sera ensuite requis par l'opérateur pour poursuivre la conversation.
Une fois l'identité du client validée, l'opérateur posera des questions clés basées sur la description de l'objet du contact pour cadrer la situation et éventuellement la transmettre à l'opérateur du Service Clients adéquat.
L'enregistrement éventuel de l'appel pour l'évaluation de la qualité du service dépendra du consentement préalable et exprès du client à cette fin.
Pour chaque communication établie entre le client et le Service Clients, et dès que la situation qui a conduit le client à contacter PROZIS est considérée comme résolue, le client recevra un message confirmant la mise à jour de l’état de la réclamation/demande d’informations. Les données à caractère personnel associées au contact initial seront conservées pendant une période maximale de 36 mois, après quoi elles seront définitivement supprimées. Dans certains cas, à la fin du processus, une demande d'évaluation du service fourni, avec une réponse facultative, sera envoyée. En conséquence, et si le client y consent expressément, l'avis du client sur le niveau de satisfaction du service fourni sera stocké. Ce registre spécifique n'impliquera pas le stockage de données à caractère personnel, mais uniquement le niveau de satisfaction en utilisant une procédure de pseudonymisation appropriée.

2.3. Contact de PROZIS avec le client

Lors du traitement d'une commande spécifique, il peut être nécessaire que le Service Clients de PROZIS contacte le client dans les cas suivants:
i) pour confirmer ou rectifier toute donnée à caractère personnel nécessaire à la réalisation du processus de livraison (par exemple, l’adresse de livraison). Dans ce cas, le contact est fait via le numéro de téléphone mobile indiqué sur la fiche de client. Une fois la connexion établie, l’opérateur confirmera l’identité de l’interlocuteur en suivant, le cas échéant, le processus décrit au point 2.2.2. ci-dessus.
ii) pour informer le client qu’un message lui a été envoyé sur son compte client, suite à la rupture de stock d'un ou plusieurs articles de la commande concernée et qu'en alternative aux produits indisponibles, il est possible d’effectuer le remboursement du montant payé ou de remplacer les articles par des produits similaires, comme établi au point 1.4. des Conditions Générales de Vente.
iii) pour demander des éclaircissements sur le contenu d'un message envoyé par le client ou sur des conversations déjà en cours. Dans les deux cas, un tel contact sera suivi d'un message écrit confirmant le contenu abordé et/ou les faits éventuellement convenus.

2.4. Cookies et autres outils de marketing

2.4.1. Classification et description des cookies utilisés par PROZIS

Quant au type :
Essentiels - ils permettent de naviguer sur le site et d'utiliser ses fonctionnalités. Sans ces cookies, les commandes ne peuvent pas être traitées.
Non-Essentiels, Fonctionnalité ou Performance – ils collectent des informations sur la façon dont l’utilisateur utilise le site afin d'améliorer sa fonctionnalité. Ils permettent de vérifier quels sont les domaines qui intéressent le plus le client, en mesurant l’efficacité des campagnes promotionnelles. De cette façon, PROZIS est à même de comprendre quels sont les produits et les promotions les plus adaptés aux intérêts et aux besoins du client, ce qui se fera à travers : l'élaboration de statistiques basées sur le comportement non individualisé du client et l'utilisation conséquente du site, la mesure de l'efficacité des campagnes publicitaires, les améliorations conséquentes de la navigation, etc., dans le sel but d’améliorer les performances et la réactivité du site. Pour cette raison, les cookies de performance fournis par des tiers autorisés sont également utilisés aux fins indiquées ici.

Analytiques – ils sont utilisés de façon anonyme à des fins statistiques et pour améliorer le fonctionnement du site, sans jamais collecter des informations à caractère personnel. Ils permettent de mettre en évidence les articles susceptibles d'intéresser les clients ou les visiteurs, de surveiller les performances du site, de déterminer la méthode de liaison entre les pages la plus efficace ou encore la raison pour laquelle certaines pages reçoivent de messages d’erreur.

Quant à la validité :

Persistants – Ils sont stockés sur l'ordinateur ou l'appareil du client entre les sessions de navigation afin de maintenir les paramètres ou les préférences et d'améliorer l'utilisation du site lors d'une visite ultérieure. Certains de ces cookies sont toutefois fournis par des tiers autorisés, aux fins suivantes : présentation de campagnes et de produits qui peuvent intéresser le client ou retargeting (publicité de produits PROZIS sur des sites de partenaires ou des réseaux sociaux sans stocker des données à caractère personnel ou des profils d'utilisateurs, ce qui n'implique pas la transmission de données à caractère personnel à des tiers car la publicité est entièrement anonyme).

De session – Ils sont limités à chaque session initiée par l'utilisateur, et expirent donc à chaque fois que la session est terminée sur le navigateur. Ils peuvent viser à indiquer les produits précédemment ajoutés au panier d'achats, à identifier les problèmes et à garantir une meilleure expérience de navigation. Certains cookies de session peuvent également être une garantie de sécurité renforcée.

Cookies utilisés par PROZIS

Ils restent dans le navigateur internet uniquement pour la durée de la session et sont désactivés si une période d'environ 20 secondes d'inactivité est détectée. Quelle que soit la durée de la session, l'utilisateur peut toujours désactiver ces cookies en gérant les paramètres respectifs du navigateur utilisé.
Pour vérifier quels sont les cookies actifs pendant chaque session de navigation, le client doit consulter la déclaration des cookies disponible dans l'onglet latéral.

2.4.2. Activation et désactivation des cookies et des technologies similaires
Les newsletters et autres communications peuvent, à des fins statistiques, contenir des informations qui permettent au fournisseur de savoir s'ils sont ouverts et de vérifier les clics sur les liens hypertexte qu'ils contiennent. Toutefois, le client peut toujours refuser de recevoir des newsletters ou des communications par email au moyen d'une option spécifiquement prévue à cet effet.
En outre, dans le menu « Aide » du navigateur utilisé, le client peut gérer l'utilisation des cookies et d'autres technologies similaires. Comme indiqué dans le message en haut de cette page, l'accès à la boutique en ligne PROZIS présuppose l'utilisation de cookies et leur désactivation peut affecter la navigation sur le site. Lorsqu'il en a l'intention, et le cas échéant, le client peut demander des informations supplémentaires concernant la durée de conservation des données collectées par les cookies fournis par PROZIS.
Pour plus d'informations, il est recommandé de consulter les informations fournies dans chacun des navigateurs ou de consulter des articles contenant des informations spécifiques sur le sujet (par exemple https://www.allaboutcookies.org/).

2.4.3. Communications individualisées de promotions de produits et services
En fonction du choix du client entre l'expérience standard et l'expérience personnalisée, PROZIS pourra ou non envoyer des courriers électroniques, sous forme de notifications ou de newsletters, à travers lesquels sont divulguées des campagnes promotionnelles générales ou axées sur le client. Dans les deux cas, ces communications ne seront reçues qu'après confirmation que le client a donné son consentement de façon expresse et non équivoque et qu'il a été informé de son droit de mettre fin, à tout moment, aux autorisations précédemment accordées à cet effet. Le client peut à tout moment vérifier quelles sont les autorisations accordées dans le cadre du traitement des données personnelles dans l'onglet « Gérer les Autorisations » de la rubrique « Données du compte ».
Le traitement des données à caractère personnel effectué dans le cadre des communications individualisées est réalisé dans le strict respect des règles applicables en matière de protection des données et de la vie privée, qu'il soit effectué par les employés de PROZIS ou par toute autre société appartenant au Groupe PROZIS, à qui les données peuvent être transmises pour effectuer les services nécessaires à la réalisation desdites campagnes promotionnelles.

2.4.4. Redirection

Certains liens hypertexte de ce site redirigent le client vers des sites externes, partenaires de PROZIS. En cliquant sur ces liens hypertexte, le client quitte le site de PROZIS. Dans la mesure où aucun contrôle n'est possible sur ces sites, PROZIS ne peut être tenue pour responsable de tout contenu mis à disposition sur ces sites. La navigation et l'utilisation de toute plate-forme appartenant à PROZIS ou à l'un de ses partenaires impliquent l'acceptation des conditions de leur utilisation conformément aux conditions spécifiques prévues à cet effet.

3. Traitement sécurisé des données, licéité, loyauté et transparence

PROZIS utilise l'un des systèmes de commande en ligne les plus sûrs et améliore constamment son logiciel afin d'offrir le traitement des données le plus sûr possible à ses clients et d'assurer leur confiance. Un certificat de serveur, également appelé certificat numérique, garantit notre identité, ainsi que le cryptage Secure Sockets Layer (SSL) des données transmises.

Toutes les données personnelles des clients de PROZIS font l'objet d'un traitement licite, loyal et transparent. Pour cette raison, la personne concernée peut toujours contacter PROZIS pour toute clarification concernant le traitement de ses données, comme indiqué au point 2.5.1. ci-dessous.

4. Limitation de l'accès et de la finalité

PROZIS a pour objectif d'utiliser les données personnelles de ses clients et visiteurs aux fins strictement nécessaires à la poursuite de son activité, avec les limitations découlant de sa portée ou de l'étendue du consentement expressément accordé par son titulaire. Cela signifie également que les données ne seront pas transmises à des tiers à leur insu et/ou sans leur autorisation, que PROZIS est légalement tenue d'obtenir.

En ce sens, PROZIS veille également à ce que ses employés ne puissent accéder à ces données que dans la mesure jugée absolument nécessaire à l'exercice de leurs fonctions. Ces employés sont identifiés et suivis selon les fonctions et les tâches qui leur sont confiées et dans le cadre de la relation contractuelle établie avec eux.

Toutes les données traitées par PROZIS, qu'elles soient directement indiquées par la personne concernée ou collectées par PROZIS dans le seul but d'exécuter le contrat établi entre eux ou pour l'exécution de toute fonctionnalité demandée ou à laquelle le client a accès, seront supprimées dès que la finalité qui a déterminé le traitement cessera d'exister. Pour cette raison, le stockage des données personnelles doit respecter les principes de minimisation des données, de limitation de la finalité et de limitation du stockage, puisque seules les données strictement nécessaires au respect de l'obligation légale et contractuelle seront collectées, lesquelles seront stockées dans une base de données spécifique appropriée pour la période strictement nécessaire à ces fins.

5. Droits de la personne concernée

5.1. Droit à l'Information et à l'Accès aux données personnelles (dont le Droit à la Portabilité)

À tout moment, le client peut demander des informations sur les données personnelles stockées, tant en ce qui concerne la catégorie de données à caractère personnel concernée, l'origine et le(s) destinataire(s) de ces données, la durée de la période de conservation et les finalités sous-jacentes, qu'en ce qui concerne l'identification du responsable du traitement, du délégué à la protection des données et de leurs contacts. En cas d'exercice manifestement infondé ou excessif du droit à l'information, PROZIS peut subordonner l'obligation de réponse au paiement d'une taxe de 100,00 euros/heure (cent euros par heure). Ce montant doit être payé dans un délai de cinq jours ouvrables, à compter de la réception des instructions de paiement, qui seront envoyées par message écrit à l'adresse électronique fournie par la personne concernée et/ou par SMS au contact de téléphone mobile enregistré dans son compte client ou indiqué dans la demande des informations en question.

5.2. Droit de Rectification, Droit d'Effacement des données à caractère personnel et Suppression des données à caractère personnel

Pour exercer son droit de rectification de ses données personnelles, le client doit envoyer sa demande, en identifiant les données à modifier et le nouveau libellé, par courrier électronique à [email protected]. La même procédure doit être suivie si le client souhaite exercer son droit à l'effacement partiel des données à caractère personnel, auquel cas il ne peut être accepté que si les données en question ne sont pas, par imposition légale, exclues du champ d'application de ce droit. Dans les deux cas, le client recevra une confirmation, par le même canal utilisé, qu'il a été répondu à sa demande comme il le souhaitait. Le droit à l'effacement (intégral) des données à caractère personnel s'exerce par la désactivation du compte client, qui doit de préférence être déclenchée par le titulaire du compte lui-même au moyen de la fonctionnalité spécifiquement mise à sa disposition à cette fin. Les demandes de clarification sur la portée et les effets de l'exercice de ces droits doivent être faites par le même canal.

5.3. Droit à la Limitation du Traitement, à l'Opposition et au Retrait du consentement préalable

Afin de renforcer le principe de transparence dans le traitement des données personnelles et des communications avec les clients, PROZIS permet au client de modifier, à tout moment, les autorisations de traitement des données accordées pour chacune des finalités indiquées. Grâce aux fonctionnalités d'opt-in et d'opt-out mises à disposition pour l'activation et la désactivation des autorisations accordées, dans l'onglet « Gérer les autorisations » du compte personnel du client (rubrique Données du compte), le client peut modifier ou révoquer les consentements précédents, à savoir ceux donnés pour recevoir des campagnes publicitaires, des newsletters, et d'autres communications individualisées, y compris le profilage, destinées à la relation PROZIS-client ou à l'optimisation de l'expérience de navigation personnalisée ainsi qu'au traitement des données par les autres sociétés du Groupe ou par des tiers partenaires de PROZIS pour l'exécution de l'une des fonctionnalités éventuellement mises à disposition à la demande du client.

6. Application subsidiaire

Le présent texte régit toutes les questions relatives à la confidentialité et au traitement des données dans le cadre de l'utilisation des applications et des autres fonctionnalités, qu'elles soient accessibles par un lien hypertexte mis à disposition par PROZIS sur le site Internet ou sur toute autre plateforme appartenant à PROZIS. Pour cette raison, elle s'appliquera à titre subsidiaire à toutes les situations qui ne sont pas spécifiquement réglementées.

7. Modifications de la politique de confidentialité et contacts

7.1. Toute modification apportée à la présente politique de confidentialité et de protection des données sera publiée sur le site de PROZIS. Toutes les versions antérieures seront mises à disposition ici.

7.2. Les irrégularités, les situations de non-conformité et les restrictions de sécurité dans le traitement des données personnelles doivent être immédiatement signalées au délégué à la protection des données de PROZIS par courrier électronique à [email protected] qui, à la demande de la personne concernée, fournira les éclaircissements nécessaires concernant la réclamation à l'Autorité de contrôle concernée, si les irrégularités ne sont pas corrigées dans un délai de 30 jours à compter de la date de la réclamation.