Datenschutzrichtlinien

II - Datenschutzerklärung und Datenschutzpolitik

2.1. Einführung

Das Surfen auf der PROZIS-Website und die Kundenregistrierung im Online-Shop setzt die Kenntnisnahme und die Akzeptanz der vorliegenden Datenschutzpolitik voraus.



PROZIS ist ständig um den Schutz der Vertraulichkeit personenbezogener Daten bemüht und ergreift vorbeugende Maßnahmen zur Sicherheit der Website und zum Schutz der Daten seiner Kunden und Besucher.


Um die Garantien für die Vertraulichkeit der persönlichen Daten zu verstärken, wurden neue Datenschutzmaßnahmen eingeführt, sowohl in Bezug auf die Überprüfung der Legitimität der Verwendung der verarbeiteten persönlichen Daten als auch in Bezug auf die Einhaltung der den betroffenen Personen gewährten Rechte. In diesem Zusammenhang und durch die Spezialisierung der Kundenbetreuungskanäle möchte PROZIS eine klarere und objektivere Kommunikation der der Verarbeitung personenbezogener Daten zugrunde liegenden Zwecke und die Transparenz der Verarbeitungsvorgänge fördern.


Die in diesem Text enthaltenen Informationen sollen daher klar und eindeutig den Inhalt der Datenschutzpolitik und des Schutzes personenbezogener Daten vermitteln, die unter den Bedingungen der geltenden allgemeinen Datenschutzverordnung (im Folgenden DSGVO) verarbeitet werden und durch den Inhalt der zwischen der betroffenen Person und PROZIS herzustellenden Geschäftsbeziehung abgegrenzt sind.


2.2. Arten der erhobenen personenbezogenen Daten

Im Allgemeinen werden personenbezogene Daten in drei Situationen erhoben, die sich direkt aus der Tätigkeit von PROZIS ergeben:


2.2.1. Registrierung der Benutzer: Erstellung des PROZIS-Kundenkontos und Zwecke der Datenverarbeitung


Zum Zweck der Erstellung des Kundenkontos wird ein persönlicher Bereich zur Verfügung gestellt, in dem der Kunde die für seine Identifizierung als Kunde notwendigen Daten eingeben muss. Für den ersten Kauf ist die Angabe weiterer persönlicher Daten erforderlich, die für die Auftragsabwicklung und Lieferung unerlässlich sind.


Pflichtfelder in den Formularen, die für diese Registrierungsstufen zur Verfügung stehen, sind mit einem Sternchen (*) gekennzeichnet.


PROZIS verpflichtet sich zum Schutz der Kundendaten, die niemals ohne Kenntnis oder Zustimmung des Betroffenen an Dritte weitergegeben werden, wie es das Gesetz verlangt.


PROZIS hat Vertraulichkeits- und Datenschutzvereinbarungen mit den Gesellschaften der Unternehmensgruppe abgeschlossen, zu der sie gehört, nämlich mit PROZIS GROUP, S.A., Steuernummer 509423272; PROZIS.TECH, S.A., Steuernummer 504276638, PROZIS.COMMERCIAL, S.A., Steuernummer 507107381 und VERYFEX, S.A., Steuernummer 509838057, die die unterstützenden Dienstleistungen für den Verkauf und den Vertrieb der Produkte des Online-Shops erbringen, sowie mit jedem einzelnen Unternehmen, das unterstützende Dienstleistungen für die Operationalisierung der Funktionalitäten und Anwendungen erbringt, die der Kunde zu nutzen beabsichtigt.


Außerdem werden die Kunden bei einem Kauf auf der Website nach ihrer Lieferadresse und den Zahlungsdaten gefragt, um die maximale Effektivität zu fördern und die Einhaltung der Lieferzeiten zu gewährleisten. Diese Daten werden an die oben genannten Unternehmen der Prozis-Gruppe sowie an den Spediteur, der die Lieferung garantiert, weitergeleitet, wobei alle diese Einrichtungen verpflichtet sind, diese Daten unter strikter Einhaltung der DSGVO-Schlüsselprinzipien zum Schutz personenbezogener Daten zu verarbeiten.


Bei der Bearbeitung einer Kundenbestellung ist es möglich, dass bestimmte personenbezogene Daten - wie Adresse und Postleitzahl - an Dritte weitergegeben werden, und zwar ausschließlich zum Zweck der Betrugsprävention und -aufdeckung und immer auf Anfrage der zuständigen Behörden. Diese Stellen sind ebenfalls verpflichtet, Schutz- und Sicherheitsmaßnahmen für solche Daten zu ergreifen.


Warnung: Aus Sicherheitsgründen und zum Schutz der persönlichen Daten empfehlen wir den Kunden, das Etikett, auf dem die Daten aufgedruckt sind, sofort nach Erhalt der Bestellung zu zerstören oder durchzustreichen, um zu verhindern, dass diese Daten nach der Entsorgung der Verpackung an Recyclingstellen von Dritten eingesehen werden können.


Für die Wirksamkeit der übrigen von PROZIS auf Wunsch des Kunden zur Verfügung gestellten Funktionalitäten können weitere Daten erhoben werden. Die Verarbeitung dieser Daten erfolgt nach Maßgabe der für die jeweilige Funktionalität konkret festgelegten und zur Verfügung gestellten Nutzungsbedingungen.


Die zur Verfügung gestellten Daten werden für den unbedingt erforderlichen Zeitraum gespeichert, der in der Regel dem Zeitraum des Bestehens des Kundenkontos entspricht. Aus diesem Grund werden, wenn der Kunde die Deaktivierung seines Kontos auslöst, die personenbezogenen Daten dauerhaft gelöscht, mit Ausnahme der Daten, die zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen erforderlich sind, insbesondere, aber nicht ausschließlich, für Abrechnungs- und Buchhaltungszwecke. Diese Daten werden in einer speziell für diesen Zweck eingerichteten Datenbank und nur für die unbedingt notwendige Zeit gespeichert. Ebenso werden die Daten über die per PayPal und Kreditkarte durchgeführten Transaktionen in einer exklusiven Datenbank für sechs bzw. zwölf Monate gespeichert. Diese Speicherung erfolgt ausschließlich zu dem Zweck, zukünftige Rückerstattungen zu ermöglichen, die dem Kunden während der genannten Zeiträume zustehen, und zwar ab dem Datum der Ausstellung der jeweiligen Rechnung.


Wenn der Kunde also nach der Deaktivierung des Kontos eine neue Bestellung auf der Website aufgeben möchte, muss er eine neue Erstregistrierung vornehmen, die den zu diesem Zeitpunkt geltenden Bedingungen unterliegt.


Warnung: Für den Fall, dass nach Ablauf der oben genannten Fristen eine Rückzahlung erfolgen soll und das Konto bereits deaktiviert wurde, muss sich der Kunde an den Kundendienst wenden und die neue Bankverbindung durch Vorlage eines offiziellen Kontoauszugs im Original angeben. Es werden nur Kontoauszüge akzeptiert, auf denen der Kunde als alleiniger oder Hauptkontoinhaber des neuen Bankkontos ausgewiesen ist.


Der Abschluss der Kundenregistrierung löst eine Registrierungsbestätigung für die E-Mail-Adresse aus, die der Kunde mit dem Kundenkonto verknüpft, und enthält einen Hyperlink zu diesem Text.


Jegliche Funktionalität oder Plattform, die PROZIS besitzt und die der Kunde zu nutzen beabsichtigt, setzt die Akzeptanz der jeweiligen Nutzungsbedingungen sowie, soweit ausdrücklich vorgesehen, der jeweiligen Datenschutzbestimmungen voraus. In allen Angelegenheiten, die nicht durch die vorgenannten Texte abgedeckt sind, gelten, mit den notwendigen Anpassungen, die in diesem Dokument dargelegten Bedingungen.


Im Hinblick auf die Richtigkeit der Daten des Kunden und der jeweiligen Registrierung kann der Kunde, wann immer er beabsichtigt, die an PROZIS übermittelten Daten zu überprüfen, dies in seinem persönlichen Bereich tun. Der Kunde sollte seine Zugangsdaten zu seinem Konto sicher aufbewahren, da er für jede Aktion oder Anfrage, die über sein Konto erfolgt, verantwortlich ist, vorausgesetzt, der Kunde befolgt die unten beschriebenen Verfahren zur Überprüfung der Kundenidentität.


Wir empfehlen Kunden, ihr Passwort nicht in ihrem Browser zu speichern, da jemand anderes mit Zugang zu ihrem Computer auf ihre persönlichen Daten zugreifen kann.


Zu welchem Zweck werden die gesammelten Daten verwendet?


Kundendaten werden im Rahmen von Aktionen wie der Auftragsabwicklung, der Benachrichtigung des Kunden über Änderungen der Website-Funktionalitäten, Umfragen und der Auswertung von Interaktionen zu statistischen Zwecken verarbeitet.


Weitere Informationen über die Kundenerfahrung auf der Website können zum alleinigen Zweck der Verbesserung des Kundenservices gesammelt werden. Dies geschieht jedoch nur nach Bestätigung der Kenntnisnahme durch den jeweiligen Inhaber oder ggf. dessen ausdrücklicher Zustimmung.


Kunden können in regelmäßigen Abständen und per E-Mail Informationen über Produkte und Dienstleistungen, Kampagnen, Werbeaktionen und Sonderangebote erhalten. Wenn der Kunde nicht zu diesen Zwecken kontaktiert werden möchte, kann er den Newsletter abbestellen, indem er die Registerkarte "Berechtigungen verwalten" im Bereich "Kontodaten" auswählt oder auf den Hyperlink klickt, der im Newsletter-Text für diesen speziellen Zweck vorgesehen ist.


2.2.2. Kundenkontakt mit PROZIS


Wenn der Kunde von sich aus mit PROZIS Kontakt aufnimmt, um Informationen über die Produkte, den Kaufvorgang, den Status der Bestellung zu erhalten oder um eine Situation im Zusammenhang mit der Website oder den erbrachten Dienstleistungen zu melden, kann es erforderlich sein, dass PROZIS zusätzliche personenbezogene Daten zu verschiedenen Zwecken erhebt, die in diesem Fall speziell mitgeteilt werden, die aber im Allgemeinen unter die Umstände der Bestätigung der Identität des Kunden und des Zwecks der Kontaktaufnahme fallen können.


Um sicherzustellen, dass der Kontakt tatsächlich von der betroffenen Person hergestellt wird, hat PROZIS Maßnahmen ergriffen, um die Identität des Anrufers zu bestätigen, insbesondere in Fällen, in denen der Kontakt per Telefon hergestellt wird.


So wird der Betreiber ab dem 25. Mai 2018 den Anruf nur nach klarer und objektiver Mitteilung des Zwecks und der Bedingungen für die Überprüfung der Identität des Kunden sowie nach ausdrücklicher Bestätigung der Absicht des Kunden, das Gespräch unter diesen Bedingungen fortzusetzen, fortsetzen. In diesem Zusammenhang kann der Kunde z. B. aufgefordert werden, ein oder mehrere Produkte anzugeben, die er bei früheren Bestellungen gekauft hat, was der Betreiber nach der Bitte um Erlaubnis zum Zugriff auf die Kaufhistorie der letzten 6 (sechs) Monate tun wird. Alternativ und nach der Beschreibung des Mechanismus zur Identitätsprüfung kann der Betreiber einen alphanumerischen Validierungscode an den Telefonkontakt oder die im Kundenkonto registrierte E-Mail-Adresse senden, der zu Beginn des Gesprächs vom Betreiber abgefragt wird.


Nach der Validierung der Kundenidentität stellt der Operator auf der Grundlage der Beschreibung des Zwecks des Kontakts Schlüsselfragen, um den Sachverhalt zu erfassen und ihn schließlich an den entsprechenden Kundendienstmitarbeiter weiterzuleiten.


Eine eventuelle Aufzeichnung des Anrufs zum Zweck der Bewertung der Servicequalität hängt von der vorherigen und ausdrücklichen Zustimmung des Kunden zu diesem Zweck ab.


Bei jeder Kommunikation, die zwischen dem Kunden und dem Kundendienst hergestellt wird, und sobald die Situation, die zum Kontakt des Kunden mit PROZIS geführt hat, als gelöst betrachtet wird, erhält der Kunde eine Nachricht, die die Aktualisierung der Beschwerde oder den Status seiner Anfrage bestätigt. Persönliche Daten, die mit dem ersten Kontakt in Verbindung stehen, werden für einen Zeitraum von maximal 36 Monaten aufbewahrt, danach werden sie endgültig gelöscht. In bestimmten Fällen wird nach Abschluss des Vorgangs eine Anfrage zur Bewertung der erbrachten Leistung mit einer optionalen Antwort gesendet. Dementsprechend und wenn der Kunde ausdrücklich zustimmt, wird die Meinung des Kunden über den Grad der Zufriedenheit mit der erbrachten Dienstleistung gespeichert. In diesem speziellen Register werden keine personenbezogenen Daten gespeichert, sondern nur der Grad der Zufriedenheit, jedoch unter Verwendung eines geeigneten Pseudonymisierungsverfahrens.


2.2.3. Kontakt von PROZIS mit dem Kunden


Bei der Bearbeitung einer konkreten Bestellung kann es erforderlich sein, dass der PROZIS-Kundendienst mit dem Kunden Kontakt aufnimmt im Hinblick auf:


i) Bestätigung oder Berichtigung von personenbezogenen Daten, die für die Abwicklung der Lieferung erforderlich sind (z. B. die Lieferadresse). Die Kontaktaufnahme erfolgt in diesem Fall über die in der Kundendatei hinterlegte Mobiltelefonnummer. Sobald die Verbindung hergestellt ist, wird der Betreiber die Identität des Anrufers bestätigen, indem er, falls erforderlich, das unter Punkt 2.2.2. beschriebene Verfahren durchführt.


ii) Den Kunden darüber zu informieren, dass eine Nachricht an seine Mailbox im Kundenkonto gesendet wurde, weil ein oder mehrere Artikel der betreffenden Bestellung nicht verfügbar sind, und dass als Alternative zu den nicht verfügbaren Produkten der gezahlte Betrag oder ähnliche Produkte vom Kunden angefordert werden können.


iii) Bitte um Klärung des Inhalts einer vom Kunden gesendeten Nachricht oder bezüglich bereits laufender Gespräche. In jedem Fall folgt auf eine solche Kontaktaufnahme eine schriftliche Nachricht, in der der angesprochene Inhalt und / oder eine eventuell vereinbarte Tatsache bestätigt wird.


2.3 - Sichere Datenverarbeitung, Rechtmäßigkeit, Fairness und Transparenz

PROZIS verwendet eines der sichersten Online-Bestellsysteme und verbessert seine Software ständig, um seinen Kunden eine möglichst sichere Datenverarbeitung zu bieten und ihr Vertrauen zu gewährleisten. Ein Serverzertifikat, auch digitales Zertifikat genannt, stellt unsere Identität sicher, ebenso wie die Secure Sockets Layer (SSL) Verschlüsselung der übertragenen Daten.


Alle personenbezogenen Daten der Kunden von PROZIS unterliegen einer rechtmäßigen, fairen und transparenten Verarbeitung. Aus diesem Grund kann sich die betroffene Person jederzeit an PROZIS wenden, wenn sie Fragen bezüglich der Verarbeitung ihrer Daten hat, wie in Punkt 2.5.1. beschrieben.


2.4. Zugang und Zweckbeschränkung

PROZIS verpflichtet sich, die personenbezogenen Daten seiner Kunden und Besucher für die Zwecke zu verwenden, die für die Ausübung seiner Tätigkeit unbedingt erforderlich sind, mit den Einschränkungen, die sich aus dem Umfang derselben oder dem Ausmaß der vom Inhaber ausdrücklich erteilten Zustimmung ergeben. Dies bedeutet auch, dass die Daten nicht ohne deren Wissen und / oder Genehmigung an Dritte weitergegeben werden, sofern PROZIS gesetzlich dazu verpflichtet ist.


In diesem Sinne stellt PROZIS auch den Zugang zu diesen Daten durch seine Mitarbeiter sicher, soweit dies zur Durchführung der jeweiligen Aktion unbedingt erforderlich ist. Diese Mitarbeiter werden entsprechend der ihnen zugewiesenen Funktionen und Aufgaben und im Rahmen des zwischen ihnen bestehenden Vertragsverhältnisses identifiziert und verfolgt.


Alle von PROZIS verarbeiteten Daten, unabhängig davon, ob sie von der betroffenen Person direkt angegeben oder von PROZIS zum alleinigen Zweck der Erfüllung des zwischen ihnen bestehenden Vertragsverhältnisses oder zur Ausführung einer vom Kunden angeforderten oder abgerufenen Funktionalität erhoben wurden, werden endgültig gelöscht, sobald der Zweck, der die Verarbeitung bestimmt hat, nicht mehr besteht. Aus diesem Grund werden bei der Speicherung personenbezogener Daten die Grundsätze der Datenminimierung, der Zweckbindung und der Speicherbegrenzung beachtet, da nur die für die Erfüllung der gesetzlichen und vertraglichen Verpflichtung unbedingt erforderlichen Daten erhoben werden, die in einer speziellen, geeigneten Datenbank für den Zeitraum gespeichert werden, der für diese Zwecke unbedingt erforderlich ist.


2.5 - Rechte der betroffenen Person

2.5.1. Informationspflicht und Recht auf Auskunft zu personenbezogenen Daten


Der Kunde kann jederzeit Auskunft über die zu seiner Person gespeicherten Daten verlangen, sei es über die Kategorie der personenbezogenen Daten, deren Herkunft und Empfänger, die Dauer der Speicherung und die zugrunde liegenden Zwecke oder über die Identität des Datenverantwortlichen, des Datenschutzbeauftragten und deren Kontaktpersonen.


Im Falle einer offensichtlich unbegründeten oder übermäßigen Inanspruchnahme des Auskunftsrechts kann PROZIS eine Gebühr von 100,00 € / Stunde (einhundert Euro pro Stunde) erheben. Dieser Betrag ist innerhalb von fünf Werktagen nach Erhalt der Zahlungsanweisung zu begleichen. Die Anweisungen werden schriftlich an die von der betroffenen Person angegebene E-Mail-Adresse und / oder per SMS an den in ihrem Konto registrierten oder als Antwort auf eine solche Anfrage angegebenen mobilen Kontakt gesendet.


2.5.2. Recht auf Berichtigung und Recht auf Löschung der personenbezogenen Daten


Um sein Recht auf Berichtigung seiner personenbezogenen Daten auszuüben, muss der Kunde den Antrag unter Angabe der zu ändernden Daten und der aktuellen Informationen per E-Mail an [email protected] oder per Einschreiben den Verantwortlicher senden: PROZIS.COM, S.A., Zona Franca Industrial, Plataforma 28, Pavilhão K, Modelo 6, Caniçal, 9200-047 Machico, Portugal. Das gleiche Verfahren ist zu befolgen, wenn der Kunde von seinem Recht auf Löschung der personenbezogenen Daten Gebrauch machen möchte. In jedem Fall erhält der Kunde über denselben Kanal eine Bestätigung, dass seine Anfrage wie gewünscht beantwortet wurde.


2.5.3. Recht auf Einschränkung der Verarbeitung, auf Widerspruch und auf Widerruf der vorherigen Zustimmung


Zur Verstärkung des Prinzips der Transparenz bei der Verarbeitung personenbezogener Daten und der Kundenkommunikation ermöglicht PROZIS dem Kunden, die für jeden der genannten Zwecke erteilten Datenverarbeitungserlaubnisse jederzeit zu ändern. Über die Opt-In- und Opt-Out-Funktionen, die für die Aktivierung und Deaktivierung der erteilten Berechtigungen zur Verfügung gestellt werden, kann der Kunde auf der Registerkarte "Berechtigungen verwalten" seines persönlichen Kontos die zuvor erteilten Einwilligungen ändern oder widerrufen, insbesondere die für den Erhalt von Werbekampagnen, Newslettern und anderen individualisierten Mitteilungen einschließlich Profiling, die für die Beziehung zwischen PROZIS und dem Kunden oder für die Optimierung des individuellen Navigationserlebnisses bestimmt sind, sowie für die Datenverarbeitung durch die übrigen Unternehmen der Gruppe oder durch Dritte, die Partner von PROZIS für die Ausführung einer der Funktionalitäten sind, die auf Wunsch des Kunden zur Verfügung gestellt werden können.


2.6 Subsidiäre Anwendung

Dieser Text regelt alle Fragen des Datenschutzes und der Datenverarbeitung im Rahmen der Nutzung der Apps und weiterer Funktionalitäten, unabhängig davon, ob diese über einen von PROZIS zur Verfügung gestellten Hyperlink auf der Website oder auf einer anderen Plattform von PROZIS zugänglich sind. Sie gilt daher subsidiär für alle nicht speziell geregelten Sachverhalte.


2.7 Änderungen der Datenschutzrichtlinie und Kontakte

2.7.1. Alle Änderungen dieser Datenschutzrichtlinie werden auf der PROZIS-Website veröffentlicht und alle früheren Versionen werden auf ausdrücklichen Wunsch des Kunden zur Verfügung gestellt.


2.7.2. Im Sinne der DSGVO-Verordnung, ist PROZIS.COM, S.A., Steuernummer 506806693, mit Sitz in Zona Franca Industrial, Plataforma 28, Pavilhão K, Modelo 6, Caniçal, 9200-047 Machico, Portugal der für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten Verantwortliche.


2.7.3. Unregelmäßigkeiten, Nichteinhaltung und Sicherheitseinschränkungen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten sind unverzüglich dem Datenschutzbeauftragten von PROZIS per E-Mail zu melden: [email protected]